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Grievance Mechanism V2.0

1^st Avril 2022

Détails
Titre	Mécanisme de réclamation
Sous-titre
Projet n°.
Date	1er avril 2022
Version	2.0
Auteur	Guillaume Bureth, Didier Fohlen, Rui Shiliang
Publié par	WCS
Postulez à	WCS, WCSR, WCSP

Contenu

Contenu

Introduction
Approche proposée pour le mécanisme de règlement des griefs

2.1 Premier niveau (interne) de gestion des griefs

2.2 Deuxième niveau (indépendant) de gestion des griefs

2.3 Troisième niveau (justice) de gestion des griefs

Niveau de risque du grief et responsabilité hiérarchique
Mise en œuvre de la procédure de mécanisme de règlement des griefs

ANNEXES

MÉCANISME DE RÈGLEMENT DES GRIEFS DU WCS

1. Introduction

Winning Consortium Simandou (ci-après dénommé « WCS ») détient la concession des blocs de minerai de fer #1 et #2 de Simandou. Le développement du projet Simandou comprend l’exploitation de la mine, la construction et l’exploitation d’un chemin de fer d’environ 600km, et la construction du port de Morebaya à Senguelen, Forecariah. Le tracé du chemin de fer traverse quatre (4) régions administratives, huit (8) préfectures et 23 communes (sous préfectures) dont deux (2) communes urbaines (Kindia et Kérouané).

Pour la réalisation des études (ingénierie, ESIAs, EIESs, PEPs), WCS a défini trois lots : la mine, le chemin de fer, le port. Chaque lot est géré par une entité juridique distincte (WCSP & WCSR, WCS SAU ) qui est affiliée à WCS.

WCS s’est engagé à développer un mécanisme de réclamation (GM) pour les communautés affectées, en accord avec les normes de performance (PS) de la Société financière internationale (SFI) sur la durabilité environnementale et sociale.

La PS1 sur l’évaluation et la gestion des risques et impacts environnementaux et sociaux stipule au paragraphe 35 ce qui suit : » Là où il y a des communautés affectées, le client établira un mécanisme de doléances pour recevoir et faciliter la résolution des préoccupations et des doléances des communautés affectées concernant la performance environnementale et sociale du client. Le mécanisme de règlement des griefs doit être adapté aux risques et aux impacts négatifs du projet et avoir pour principal utilisateur les communautés affectées. Il doit chercher à résoudre les problèmes rapidement, par le biais d’un processus consultatif compréhensible et transparent, culturellement approprié et facilement accessible, sans frais ni rétribution pour la partie à l’origine du problème ou de la préoccupation. Le mécanisme ne doit pas entraver l’accès aux recours judiciaires ou administratifs. Le client informera les communautés affectées de ce mécanisme au cours du processus d’engagement des parties prenantes. »

Les principales exigences relatives à l’établissement et à la gestion d’un MG sont fournies dans les notes d’orientation (GN) 110 & 111 du SP1. » Lorsque le projet comporte des éléments physiques, des aspects et des installations spécifiquement identifiés qui sont susceptibles de générer des impacts environnementaux et sociaux négatifs sur les communautés affectées, le client doit établir… une procédure au niveau du projet qui soit facilement accessible aux communautés affectées et qui permette de recevoir, de traiter et d’enregistrer/documenter les plaintes et les communications des parties prenantes externes. La confidentialité des personnes déposant la plainte doit être protégée. Le client doit s’assurer que la procédure est facilement accessible, compréhensible et que sa disponibilité est communiquée aux Communautés affectées. Le client peut souhaiter rechercher des solutions aux plaintes de manière collaborative avec l’implication des communautés affectées. S’il n’est pas en mesure de résoudre une plainte, il peut être approprié de permettre aux plaignants d’avoir recours à des experts externes ou à des parties neutres. Les clients doivent être conscients des mécanismes judiciaires et administratifs disponibles dans le pays pour la résolution des litiges, et ne doivent pas entraver l’accès à ces mécanismes. Les communications et les griefs reçus et les réponses fournies doivent être documentés (tels que le nom de l’individu ou de l’organisation, la date et la nature de la plainte, toute action de suivi entreprise, la décision finale sur la plainte, comment et quand une décision pertinente du projet a été communiquée au plaignant, et si une action de gestion a été prise pour éviter la réapparition des préoccupations des parties prenantes à l’avenir), et rapportés périodiquement aux communautés affectées… Dans le cas de grands projets avec des questions potentiellement complexes, un mécanisme de griefs robuste doit être établi et maintenu dès le début du processus d’évaluation. Ce mécanisme doit être communiqué aux communautés affectées et conçu d’une manière qui leur soit appropriée, facile à comprendre et adaptée aux difficultés de communication auxquelles elles peuvent être confrontées (par exemple, langue, niveau d’alphabétisation, niveau d’accès à la technologie). Les plaintes doivent faire l’objet d’une enquête afin de déterminer la réponse et le plan d’action appropriés. La responsabilité de recevoir et de répondre aux doléances doit être assumée par un personnel expérimenté et qualifié au sein de l’organisation cliente, distinct du personnel chargé de la gestion des activités commerciales. En outre, des boîtes à suggestions et des réunions communautaires périodiques ainsi que d’autres méthodes de communication permettant de recevoir des commentaires peuvent être utiles. «

En résumé, WCS s’est engagé à adopter une approche de la GM conforme aux meilleures pratiques, comprenant les éléments suivants :

Une procédure GM utilisant le processus à 3 niveaux pour répondre aux engagements de bonnes pratiques de WCS et aux exigences de la SFI ;
WCS a établi des boîtes de réclamation dans les centres d’information de Simandou (SIC) et au bureau principal de WCS à Conakry et s’est engagé à répondre à toutes les réclamations dans les trente (30) jours suivant leur réception ;
WCS informera toutes les communautés locales concernées et les autorités locales de la GM ;
Inclure le GM dans le SEP et divulguer largement l’existence du SEP/GM ;
Examiner si le GM doit permettre la facilitation par une tierce partie et le recours à un avocat (par le biais du système judiciaire guinéen), si les plaignants ne sont pas satisfaits de la résolution par le biais du GM interne de WCS (1^stet 2 niveaux) ; et
Établir un comité local de concertation chargé de gérer, entre autres, le mécanisme de règlement des griefs et qui se réunit en fonction des besoins. Toutes les résolutions de griefs sont signées par les responsables autorisés de WCS et, pour les plus importantes, par le PDG de WCS.

Un agent de liaison et de sensibilisation de la communauté sera désigné comme « point de contact clé » pour la procédure de règlement des griefs. Les détails concernant la procédure de règlement des griefs seront affichés en anglais et en français (et dans d’autres langues locales si nécessaire) dans les SIC, sur le site Web de WCS et seront disponibles sous forme de document pour toute partie intéressée.

2. Approche proposée pour le mécanisme de règlement des griefs

Le mécanisme de réclamation est une procédure formelle par laquelle les communautés et les individus affectés par les activités de WCS peuvent communiquer officiellement leurs préoccupations et leurs griefs spécifiques à l’entreprise et faciliter des résolutions mutuellement acceptables par les parties et dans un délai raisonnable.

Le système de gestion des griefs est guidé par les principes suivants :

Accessible et facile à utiliser ;
Transparent et responsable ;
être utilisé par n’importe qui sans aucune inquiétude ou crainte de représailles ; et
Garantir une protection appropriée aux plaignants en s’engageant à préserver la confidentialité des griefs.

L’approche de WCS pour mettre en œuvre une GM est une approche à trois niveaux :

Niveau 1 – le grief est résolu par WCS en interne ;
Niveau 2 – le grief est résolu soit entièrement en externe, soit au minimum avec la participation de parties externes (par le biais du comité de concertation localou des autorités locales),
Niveau 3 – par le biais d’un examen et d’un règlement à l’amiable par voie extrajudiciaire.

WCS appliquera les principes suivants en matière de gestion et de réparation des griefs dans le cadre du projet Simandou :

Tout grief sera enregistré, fera l’objet d’un accusé de réception dans les 7 jours civils suivant sa réception, d’une réponse dans les 30 jours civils suivant sa réception et d’un suivi jusqu’à sa clôture ;
Le dispositif de gestion des griefs comprendra deux niveaux d’examen et de règlement extrajudiciaires, à l’amiable, le premier étant interne à WCS, le second étant soit entièrement externe, soit au minimum avec la participation de parties externes (par le biais du comité de concertation local, le mécanisme de règlement des griefs étant inclus dans la partie de ce comité consacrée à l’engagement des parties prenantes), le troisième niveau du mécanisme étant le système judiciaire.
L’objectif global est d’éviter le recours à la justice pour le plus grand nombre de griefs possible.

2.1Premier niveau (interne) de gestion des griefs

WCS établira un registre des doléances, qui sera disponible pour les parties affectées par le projet (PAPs, également appelées communautés affectées dans les PSs de l’IFC) aux endroits suivants :

Les bureaux principaux de WCS sont situés au centre-ville de Conakry (Base du Consortium Gagnant, Camayenne, Conakry)
les SIC des WCS situées dans les zones affectées par le projet ; et
Les Préfectures et Sous-Préfectures situées le long de l’empreinte du Projet (8 Préfectures, 23 Sous-Préfectures).

Les parties prenantes situées en dehors de la zone d’influence du projet peuvent obtenir des informations sur le MM et y accéder à partir du site web de WCS ou en contactant le SIC principal à Conakry (texte, email ou téléphone), ainsi que demander des informations au personnel de WCS.

L’existence du registre de doléances, ainsi que les voies et procédures pour déposer une plainte (où, quand, à qui, etc.), doit être largement communiquée aux PAPs par le biais du SEP, du Cadre d’acquisition et de compensation des terres (LACF) et des bulletins périodiques ou des consultations publiques de WCS.

La réception des griefs enregistrés dans ces bureaux ou envoyés à la société sous forme écrite fera l’objet d’un accusé de réception dans les 7 jours et une réponse sera fournie à la partie lésée dans un délai maximum de 30 jours.

Pour chaque grief, un dossier électronique de grief sera ouvert (en utilisant le système Borealis), comprenant les éléments suivants :

Fiche de doléance initiale (comprenant la description de la doléance), avec un accusé de réception remis au plaignant ou à son représentant lors de l’enregistrement de la plainte ;
Fiche de suivi des griefs, mentionnant les actions entreprises (enquête, mesures correctives) ;
Une feuille de clôture, dont une copie sera remise au plaignant après qu’il ait accepté la résolution et signé.

L’examen des griefs comprend généralement les étapes suivantes :

Attribution du grief à un responsable désigné de WCS (à nommer) pour examen et proposition de résolution ;
Examen des dossiers d’identification ;
L’examen des sujets comprend les perturbations du terrain, les propriétés contestées, les limites contestées ou les caractéristiques des propriétés sur le terrain, ou les questions écologiques et environnementales telles que les ressources en eau, la poussière, les déchets, le bruit, la faune, etc., selon le cas, et l’audition des parties intéressées (le plaignant et les tiers le cas échéant) ;
Examen avec des parties externes telles que des ONG locales, des associations, des comités ou des municipalités si nécessaire, ou le bureau du cadastre/des terres, ou des experts environnementaux si nécessaire pour les questions environnementales ;
Réunion avec le personnel impliqué dans la résolution du grief (y compris ceux qui participent à la plainte si nécessaire), et décision sur la résolution proposée ;
Approbation de la décision proposée par la direction de WCS ; et
Rédaction d’une lettre de réponse au plaignant.

La « clôture » d’un grief au niveau du premier niveau sera attestée par un document, dans lequel le plaignant accuse réception de la lettre incluant la résolution proposée, mentionne s’il est satisfait ou non, et/ou demande le passage au deuxième niveau de gestion des griefs.

La figure 1 ci-dessous illustre le processus de GM pour le niveau 1 : élaboration d’options de résolution, préparation d’une réponse et clôture.

Figure 1 : Niveau 1 de la GM – Développement d’options de résolution, préparation d’une réponse et clôture.

2.2 Deuxième niveau (indépendant) de gestion des griefs

Le deuxième niveau vise à traiter les griefs que le premier niveau n’a pas pu résoudre, et à identifier des solutions qui, si elles sont acceptées, seront contraignantes pour l’entité WCS et le(s) plaignant(s). L’objectif est d’éviter le recours à la justice et d’essayer de parvenir à des règlements à l’amiable dans la mesure du possible. Aucun grief ne sera examiné par le deuxième niveau s’il n’a pas déjà été examiné par le premier niveau.

Le deuxième niveau de gestion des griefs sera traité par une entité externe telle que le Comité Local de Concertation, qui pourrait inclure des ONG guinéennes (le « Comité Externe des Griefs ») ou des experts environnementaux externes qui seront sélectionnés sur la base des critères suivants :

Extérieur à WCS/Winning ;
Expertise sur les sujets liés aux griefs ;
Expérience de la médiation et du travail dans les zones rurales et urbaines, sur l’engagement des parties prenantes et les questions foncières ; et
Capacité à déployer du personnel expérimenté dans l’empreinte du projet (ou dans les lots respectifs : port, rail et mine).

L’ONG chargée des griefs examinera le grief avec toutes les parties intéressées. Les procès-verbaux des réunions, y compris les modalités de résolution proposées, les comptes rendus de décisions, les accords conclus, seront préparés.

2.3Troisième niveau (justice) de gestion des griefs

La troisième et dernière étape de la voie à trois niveaux nécessite un avis juridique approprié sur le moment et la manière dont un citoyen guinéen peut déposer une plainte au tribunal s’il n’est pas satisfait de la manière dont WCS agit dans ses activités. Si le mécanisme de niveau 2 ne permet pas de parvenir à un règlement, le plaignant ou l’entité WCS peut recourir au système juridique guinéen. Le recours à la justice est probablement possible pour le plaignant à n’importe quel stade du processus de gestion des griefs, conformément à la loi guinéenne. Les cas peuvent impliquer un propriétaire ou un utilisateur de la terre et une entité WCS, ou deux parties privées en dehors de WCS dans le cas où un conflit surviendrait entre deux propriétaires, par exemple sur les limites ou les parts de la propriété.

Les plans d’action pour l’acquisition et la réinstallation des terres (LARAP) donneront plus de détails sur les griefs pendant l’acquisition des terres.

La figure 2 (dernière page) illustre le processus de GM à trois niveaux. L’entreprise fera des efforts concertés pour résoudre tous les griefs à l’amiable dans le cadre de l’étape de niveau 1. Cependant, si un grief ne peut être résolu en déclenchant l’étape de niveau 2, WCS cherchera à impliquer d’autres experts externes, des parties neutres ou les autorités locales et régionales, si nécessaire. L’objectif est d’éviter les litiges juridiques de niveau 3, car ils sont coûteux, prennent du temps et comportent des risques importants en termes de réputation.

3. Niveau de risque du grief et responsabilité hiérarchique

Lors de l’inscription au registre des griefs, le fonctionnaire responsable doit classer chaque grief selon trois critères :

Secteur du grief : service dont relève le problème à l’origine du grief (par exemple, production, transport, exploitation, etc.).
Niveau de risque du Grief : mineur, moyen, grave, majeur, catastrophique.
Probabilité de récurrence du grief.

Un guide de catégorisation sera mis à la disposition de cet agent pour catégoriser chaque Grievance. En cas de doute, l’agent devra se référer à la personne en charge de la gestion du Grievance. Le tableau 1 ci-dessous précise la méthode d’évaluation du Grievance.

Tableau 1 : Évaluation du grief en fonction de son niveau de risque et de la probabilité de sa répétition

Cette catégorisation du grief est effectuée lors de l’enregistrement du grief dans le registre. Cette action doit être entreprise dès que le formulaire de Grievance est établi.

En fonction de l’évaluation du Grief, les personnes suivantes au sein de l’entreprise doivent être incluses dans son traitement :

Tableau 2 : Évaluation du grief en fonction de son niveau de risque et de la probabilité de sa répétition

Niveau de grief	Niveau hiérarchique responsable de l’enquête
Faible	Responsable du mécanisme
Modéré	Mécanisme et gestionnaire social
Haut	Responsable du mécanisme, gestionnaire social et directeur du développement durable
Critique	Gestionnaire social, directeur de la durabilité et DG WCS

4. Mise en œuvre de la procédure de mécanisme de règlement des griefs

WCS d’approuver la procédure du GM et de prendre les mesures mentionnées ci-dessus pour démontrer l’alignement avec les exigences du PS1. Les lieux et les coordonnées de contact pour la soumission des griefs sont indiqués ci-dessous :

WCS Conakry : Camayenne corniche sud (derrière camp Boiro), Commune de dixinn, Conakry, Republique de Guinée, BP 4357 Conakry

Contact : M. Kaidi Yan, +224 62120 25 69

Courriel : DDD@wcsglobal.com

WCS Damaro : Camp WCS, Damaro, Kerouane.

Contact : M. Abu Hu, +224 624 68 86 45

Courriel : hudaquan@winningafrica.net

Chemin de fer WCS : Port de Morebaya, Senguelen

Contact : M. Bao Bin, +224 611 27 77 67

Courriel : maobin@winningafrica.net

WCS Port : Port de Morebaya, Senguelen

Contact : M. Shoujiang Liu, +224 626 18 60 72

Courriel : liushoujiang@winningafrica.net