Code de conduite et d’éthique des affaires de WCS

Introduction

L’objectif de ce Code de conduite et d’éthique (le « Code ») est de définir les normes et les valeurs que le Winning Consortium Simandou SAU (« WCS » ou la « Société ») attend de son personnel dans toutes ses relations avec les parties prenantes et ses activités avec la Société. Ce Code s’applique à l’ensemble du personnel de la Société et à toutes ses sociétés affiliées, filiales et toute autre entité contrôlée par la Société (collectivement, le « Groupe WCS »), y compris chaque directeur, responsable et employé du Groupe WCS (le « personnel de WCS »).

 

Le Code énonce les principes de base qui doivent guider les affaires du Groupe WCS et aborde certaines situations spécifiques, mais il n’a pas vocation à être exhaustif. Les directeurs, les responsables et les employés sont encouragés à demander des conseils sur des questions spécifiques, notamment en ce qui concerne les conflits d’intérêts potentiels. Il est de la responsabilité individuelle de chaque membre du personnel de WCS de se conformer au Code. Il est attendu de chaque membre du personnel de WCS qu’il lise et se familiarise avec le Code et il peut lui être demandé, de temps à autre, d’affirmer par écrit qu’il respecte le Code. Ce Code doit également être fourni aux consultants, agents et représentants, y compris les conseillers, engagés par le Groupe WCS, et être suivi par eux.

 

WCS opère dans l’un des pays les plus divers et les plus dynamiques du monde. Nous apprécions la diversité culturelle de la Guinée et comprenons les défis économiques et sociaux auxquels de nombreux Guinéens sont confrontés. Nous abordons ces défis de manière positive. En visant à devenir le groupe d’affaires le plus prospère et le plus influent du pays, nous pouvons contribuer au développement de la Guinée à travers l’autonomisation des gens dans leur vie privée et professionnelle.

 

Principes directeurs

WCS et ses affiliés travaillent en Guinée, avec une expérience réussie dans la concrétisation des promesses et de résultats. Nous agissons en tant qu’entreprises citoyennes responsables :

• Nous encourageons le développement durable en Guinée en respectant les personnes, en préservant son environnement naturel et sa biodiversité.
• Nous respectons les coutumes traditionnelles et les communautés dans lesquelles nous opérons, et nous voulons favoriser le développement social, culturel et économique de la Guinée.
• Notre objectif est de « changer, développer la Guinée » en apportant de la richesse et des moyens de subsistance améliorés grâce à nos opérations.
• Nous fournissonsà toutes nos parties prenantes des informations publiques compréhensibles, exactes et opportunes ;

 

Tout le personnel de WCS doit :

1. agir honnêtement et de bonne foi dans le but de servir au mieux les intérêts du Groupe WCS ;
2. faire preuve de prudence, de diligence et de compétence dans l’exercice des fonctions de leur poste ;
3. éviter les conflits d’intérêts entre le travail et les affaires personnelles ;
4. exercer les pouvoirs attachés à leur emploi, leur engagement ou toute autre relation avec la Société et utiliser les actifs du Groupe WCS aux fins pour lesquelles ils ont été prévus ;
5. faire preuve d’honnêteté, de véracité, de respect et d’intégrité dans toutes les relations d’affaires et les interactions avec les actionnaires, les clients, les fournisseurs, les concurrents et les autres employés du Groupe WCS ; et
6. agir conformément à toutes les lois et réglementations applicables, adhérer aux normes éthiques définies dans le Code et suivre les politiques et procédures de la Société.

 

L’éthique commerciale telle que décrite ci-dessus s’applique à chaque membre du personnel de WCS. De plus, l’éthique commerciale s’applique également aux partenaires commerciaux, aux fournisseurs et aux sous-traitants. Par conséquent, nous en tiendrons compte dans la sélection de nos partenaires commerciaux afin de garantir le respect du Code de Conduite et d’Ethique des Affaires.

 

En plus du Code lui-même, un certain nombre de politiques et de directives sont en cours d’élaboration. Il s’agit notamment de :

• Discrimination et harcèlement
• Confidentialité
• Relations avec les autorités centrales et locales
• Relations avec les communautés locales
• Relations avec les entrepreneurs, les fournisseurs, les vendeurs et les concurrents
• Pots-de-vin, corruption et extorsions
• Cadeau et divertissement
• Conflit d’intérêts
• Communications externes
• Relations avec les médias

 

1. Discrimination et harcèlement

WCS s’engage à offrir l’égalité des chances dans tous les aspects de l’emploi et ne tolérera aucune discrimination ou harcèlement illégal de quelque nature que ce soit. Les exemples incluent les commentaires désobligeants basés sur des caractéristiques raciales ou ethniques et les avances sexuelles importunes. Le personnel de WCS est encouragé à parler avec le responsable des Ressources Humaines de la Société lorsque la conduite d’un collègue le met mal à l’aise et à signaler tout harcèlement lorsqu’il se produit.

   

2. Confidentialité

• Tous les membres du personnel de WCS sont tenus de maintenir et de protéger la confidentialité de toutes les informations et de tous les documents qui leur sont confiés.
• Le personnel de WCS a accès à des informations sensibles et confidentielles de l’entreprise. Les informations confidentielles sont toutes les informations obtenues ou développées dans le cadre des activités du Groupe WCS qui n’ont pas été rendues publiques par la Société par l’intermédiaire de porte-parole désignés ou de documents rendus publics. La divulgation de ces informations peut être préjudiciable au Groupe WCS, aux autres membres du personnel de WCS, aux fournisseurs et aux clients, et dans certains cas, elle peut être illégale. Le personnel de WCS doit traiter des informations confidentielles avec extrême prudence afin de s’assurer que ces informations ne sont pas divulguées à quiconque, à l’intérieur ou à l’extérieur du Groupe WCS, qui n’est pas autorisé ou légalement habilité à les recevoir. Le traitement des informations confidentielles doit être conforme à la politique de la Société en matière de divulgation et de confidentialité.

 

3. Relations avec les autorités

Nous agissons toujours dans le cadre des lois et règlements applicables en Guinée où nous opérons :

• Nous nous abstenons, directement ou indirectement, d’offrir, de promettre ou de donner à toute personne un pot-de-vin ou un autre avantage indu afin d’obtenir ou de conserver des affaires ou tout autre avantage indu.
• Nous attendons de toute personne qu’elle ne sollicite pas ou n’attende pas de nous des pots-de-vin ou d’autres avantages indus.
• Nous nous abstenons de toute action inappropriée visant à obtenir un avantage commercial.

 

4. Relations avec les communautés locales

Nous encourageons les bonnes relations avec les communautés locales, sur la base de la compréhension suivante :

• Les communautés locales sont très importantes pour WCS et sont traitées en conséquence :
• Nous nous engageons à fournir des bénéfices économiques et de qualité de vie. Nous cherchons à améliorer ces avantages en évitant ou en minimisant de manière significative, dans la mesure du possible, tout impact négatif que nos activités pourraient avoir sur l’environnement et la société.
• Nous pensons qu’investir dans des activités respectueuses de l’environnement et de la société au sein des communautés dans lesquelles nous opérons, c’est investir dans l’avenir de WCS, de notre planète et de nos concitoyens.
• Nous croyons qu’il faut interagir et contribuer au bien-être et à la prospérité des communautés guinéennes dans lesquelles nous opérons par le biais de projets communautaires appropriés, parrainés conformément à nos lignes directrices.

 

5. Relations avec nos entrepreneurs, fournisseurs, vendeurs et concurrents

Nous encourageons les relations équitables avec nos entrepreneurs, fournisseurs ou concurrents :

• Nous menons nos activités sur la base des principes d’équité, de bonne foi et d’intégrité et nous attendons la même chose de ceux avec qui nous faisons des affaires.
• Nous fournissons des informations transparentes et précises.
• Nous cherchons à obtenir un prix équitable de nos fournisseurs et de nos entrepreneurs.
• Nous nous abstenons, directement ou indirectement, d’exiger ou d’accepter de la part d’un employé d’un partenaire commercial ou d’un concurrent un pot-de-vin ou tout autre avantage indu pour qu’il obtienne ou conserve des affaires ou tout autre avantage indu.
• Nous attendons des parties tiers avec lesquels nous faisons des affaires qu’ils ne sollicitent ni n’attendent de nous un pot-de-vin ou un autre avantage indu.
• Nous nous livrons à une concurrence loyale et honnête et respectons toutes les lois et réglementations applicables en matière de concurrence.

 

6. Pots-de-vin, corruption et extorsion

WCS mène ses activités sur la base de l’équité, de la bonne foi et de l’intégrité et attend la même chose de ceux avec qui elle fait des affaires. Par conséquent, nous avons une politique de tolérance zéro à l’égard des pots-de-vin, de la corruption et de l’extorsion. Ils constituent des actions inappropriées et illégales visant à obtenir un avantage commercial.

Par conséquent :

• En toutes circonstances, les employés, représentants ou agents de WCS doivent s’abstenir de toute action inappropriée visant à obtenir un avantage commercial.
• Par « action indue », on entend l’offre ou la réception d’un pot-de-vin, d’un dessous de table, de tout paiement indu ou de tout autre avantage à des parties tiers ou de la part des parties tiers.
• Nous attendons de ceux avec qui WCS fait des affaires, qu’ils ne proposent, promettent ou donnent pas, directement ou indirectement, de pot-de-vin à un membre du personnel de WCS, à un représentant ou à un agent de WCS. Cela inclut les intermédiaires (par exemple, les consultants, les entrepreneurs, etc.) qui versent des pots-de-vin aux fonctionnaires du gouvernement au profit de WCS.
• Nous nous assurons que tout paiement effectué à un agent ne représente qu’une rémunération appropriée pour des services légitimes rendus et qu’aucune partie de ce paiement n’est transmise par l’agent comme un pot-de-vin.

 

WCS suit les « Lignes directrices pour un partenariat contre la corruption » (Partenariat contre la Corruption Principes de Lutte contre la Corruption) du Forum Economique Mondial.

 

7. Directives sur les cadeaux et les divertissements

Dans la conduite des affaires :

• Nous nous abstenons d’accepter de ou d’offrir à tout partenaire commercial (potentiel) des cadeaux ou d’autres avantages monétaires directs ou indirects qui pourraient entraîner un conflit d’intérêts.
• Nous offrons et recevons des divertissements, des déjeuners ou des dîners qui sont conformes à la situation sociale et professionnelle de nos partenaires commerciaux (potentiels). Nous ne dépassons pas les limites des normes d’hospitalité locales habituelles et généralement acceptées, dans le cadre de notre Code, qui prévaut en cas de conflit.
• Nous faisons preuve de prudence lorsqu’il s’agit de cadeaux et de divertissements impliquant des représentants du gouvernement.
• Les employés qui reçoivent ou donnent des cadeaux appliqueront les mêmes directives générales que pour les divertissements.

 

8. Conflit d’intérêts

La Société attend de ses employés qu’ils s’acquittent de leurs fonctions consciencieusement, honnêtement et dans le meilleur intérêt de la Société.

• Les employés ne doivent pas utiliser leur poste ou les connaissances acquises dans le cadre de leur emploi au sein de la Société pour en tirer un avantage privé ou personnel ou de manière à créer un conflit ou une apparence de conflit entre les intérêts de la Société et leurs intérêts personnels.
• Un conflit peut survenir lorsqu’un employé, un membre de sa famille ou une entreprise avec laquelle l’employé ou sa famille est associé obtient un gain, un avantage ou un profit en raison de la position de l’employé au sein de la Société, ou des connaissances acquises grâce à cette position.

Si les employés ont le sentiment qu’une ligne de conduite qu’ils ont suivie, qu’ils suivent ou qu’ils envisagent de suivre, peut les impliquer dans une situation de conflit d’intérêts, ou dans une situation perçue comme telle, ils doivent immédiatement faire connaître tous les faits à la personne à laquelle ils rendent compte.

 

9. Communications externes

La Société s’efforce de communiquer de manière complète, précise et opportune avec toutes les parties externes avec lesquelles elle fait des affaires, ainsi qu’avec les autorités gouvernementales et le public. En outre, une communication interne rapide est encouragée. La Société ne doit pas faire de commentaires défavorables sur les produits, la gestion ou les opérations des concurrents. Une réponse rapide, courtoise et précise doit être apportée à toutes les demandes raisonnables d’information et autres communications des clients. Toute plainte doit être traitée conformément aux procédures internes établies par la Société et aux lois applicables.

 

10. Relations avec les médias

Outre les communications quotidiennes avec des personnes et des organisations extérieures, la Société sera, à l’occasion, invitée à exprimer son point de vue aux médias sur certaines questions.

• Lorsqu’ils communiquent publiquement sur des sujets qui concernent les affaires de la Société, les employés ne doivent pas présumer qu’ils parlent au nom de la Société sur quelque sujet que ce soit.
• Les employés approchés par les médias doivent immédiatement contacter le porte-parole désigné de la Société.
• Lorsqu’il traite avec des personnes extérieures à la Société, y compris des fonctionnaires, un employé doit veiller à ne pas compromettre l’intégrité ou à ne pas nuire à la réputation d’un individu, d’une entreprise ou d’un organisme gouvernemental extérieur, ou à celle de la Société.
• En règle générale, aucun employé de la Société n’est autorisé à parler aux médias au nom de la Société, à l’exception du porte-parole désigné de la Société.

 

11. Vie privée

Dans le cours normal de ses activités, la Société accumule une quantité considérable d’informations. Les principes suivants doivent être observés :

Obtention et protection de l’information

Seules les informations nécessaires aux activités de la Société doivent être collectées, utilisées et conservées. Lorsque des informations personnelles sont nécessaires, elles doivent, dans la mesure du possible, être obtenues directement auprès de la personne concernée. Seules des sources réputées et fiables doivent être utilisées pour compléter ces informations. Les informations ne doivent être conservées qu’aussi longtemps qu’elles sont requises par la loi ou pour des exigences commerciales et ces informations doivent être physiquement sécurisées et protégées.

 

Accès à l’information

Les informations relatives à un produit confidentiel, à un plan d’affaires ou à une transaction de la Société ou les informations personnelles concernant les employés, y compris les salaires, ne doivent pas être divulguées par un employé, à moins qu’une autorisation appropriée n’ait été obtenue pour une telle divulgation.

 

Utilisation du courrier électronique et des services Internet

• Les services de courrier électronique et d’Internet sont fournis par le WCS pour aider le personnel du WCS à effectuer son travail. Une utilisation personnelle accessoire et occasionnelle est autorisée, mais jamais pour un gain personnel ou à des fins inappropriées. Le personnel des WCS ne peut pas accéder, envoyer ou télécharger des informations qui pourraient être insultantes ou offensantes pour une autre personne, telles que des messages sexuellement explicites, des dessins animés, des blagues, des propositions importunes, des messages désobligeants basés sur des caractéristiques raciales ou ethniques ou tout autre message qui pourrait raisonnablement être considéré comme du harcèlement.
• Les messages (y compris la messagerie vocale) et les informations informatiques envoyés, reçus ou créés par le personnel WCS sont considérés comme la propriété du Groupe WCS et le personnel de WCS doit reconnaître que ces messages et informations ne sont pas « privés ». Sauf si la loi l’interdit, le Groupe WCS se réserve le droit d’accéder à ces messages et informations et de les divulguer si cela est nécessaire à ses fins commerciales. Le personnel WCS doit faire preuve de discernement et ne pas accéder, envoyer des messages ou stocker des informations qu’il ne voudrait pas voir ou entendre par d’autres personnes.

 

Mise en œuvre du Code et contrôle de sa conformité

La Société considère toute infraction au Code de conduite et d’éthique (le Code) comme une affaire sérieuse. En même temps, toute infraction suspectée ou présumée faisant l’objet d’une enquête doit être traitée avec la plus grande confidentialité. Si les employés pensent que leurs propres actions ont ou peuvent avoir enfreint le Code, ils doivent en informer le Département des Ressources Humaines ou de la Conformité de la Société. Si les employés soupçonnent qu’une infraction au Code a été commise par un autre employé de la Société, ils doivent le signaler rapidement et confidentiellement à la direction de la Société.

• En suivant cette procédure, la confidentialité sera préservée et l’affaire sera examinée de manière impartiale.  Toutes les informations seront traitées de manière confidentielle et il n’y aura pas de représailles à l’encontre de ceux qui dénoncent un comportement illégal ou contraire à l’éthique.
• Des conseils et des orientations sur la manière dont les questions pourraient être traitées peuvent être obtenus auprès du Département des Ressources Humaines ou du Département de la Conformité.
• La violation du Code est une affaire grave, qui peut entraîner des mesures disciplinaires, y compris le licenciement. Certaines infractions au Code pourraient également donner lieu à des poursuites civiles ou pénales.

 

Les prochaines étapes

Des directives supplémentaires sont en cours d’élaboration afin de guider le personnel de WCS et les partenaires commerciaux de WCS sur la manière de se comporter sur le lieu de travail, sur le marché, ainsi que dans l’environnement et les communautés où la Société opère. Nous attendons de nos partenaires qu’ils respectent les valeurs fondamentales suivantes :

• Une conduite honnête et éthique dans tout ce que nous faisons ;
• Un lieu de travail où tous les individus sont traités avec respect et dignité, sans discrimination, harcèlement ni violence ;
• Respect des lois, règles et réglementationsapplicables ;
• La prévention et le traitement éthique des conflits d’intérêts ; et
• Respect et compréhension mutuels dans le cadre d’un partenariat pour le développement durable.